Règlement d’ordre intérieur
L’asbl BEMAS
Association sans but lucratif constituée le 20 mars 1989,
ayant son siège Boulevard August Reyers 80 à 1030 Bruxelles
Numéro d’entreprise BE-0438.509.878
Nouveaux statuts approuvés par l’Assemblée Générale du 20 décembre 2005
Statuts originaux publiés aux Annexes du M.B. le 28 décembre 1989
sous le numéro 18303/89
RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR
approuvé par l’assemblée générale du 20 décembre 2005
PRÉAMBULE
Le présent règlement d’ordre intérieur précise le cadre de travail et le mode de fonctionnement de l’asbl BEMAS dont les nouveaux statuts ont été approuvés par l’Assemblée Générale du 20 décembre 2005.
Il complète certains articles des statuts et les décrit, conformément à l’Article 24. Au cas où des dispositions du présent règlement seraient contraires à la lettre ou à l’esprit des statuts de l’association, elles seront censées ne jamais avoir été écrites. La non-validité et la nullité de certaines dispositions du présent règlement ne porteront pas préjudice à la validité des autres dispositions.
Le présent règlement d’ordre intérieur est immédiatement applicable et ne pourra être modifié qu’après approbation de l’assemblée générale, votant à la majorité des deux tiers des présents.
TITRE I. - SIÈGE, USAGE DES LOCAUX, CLÉS
Article 1er. Le siège social est établi statutairement au Boulevard Reyers 80 à 1030 Bruxelles. Le bail est conclu au nom et pour le compte de l’association et est signé par l’administrateur délégué ou le président du conseil d’administration.
Article 2. En ce qui concerne les locaux du siège social, les doubles des clés seront mis exclusivement à la disposition du président du conseil d’administration et du manager.
Ces personnes seront responsables de la perte éventuelle ou du vol du double des clés. En cas de perte ou de vol, ils devront en informer immédiatement le secrétaire de l’association.
Article 3. L’introduction dans les locaux de tout objet interdit par la législation belge est explicitement interdite. La violation de cette règle pourra mener à l’exclusion du membre.
Au cas où un utilisateur causerait des dommages, il devra immédiatement les réparer par ses propres soins ou à l’aide de tiers. Au cas où ceci serait impossible, le coût du remplacement sera facturé à l’intéressé.
TITRE II – CATÉGORIES DE MEMBRES
Article 4. Est admise en tant que membre effectif de l’association toute personne morale présentée par le conseil d’administration ou par une majorité de deux tiers de l’assemblée générale ; et acceptée par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers. L’assemblée générale décide de manière confidentielle et autonome de chaque demande d’adhésion. Elle n’est pas tenue de motiver son approbation ou son refus. Le membre effectif qui n’aura pas payé sa cotisation dans les 30 jours après réception de la lettre, fax ou e-mail de rappel sera considéré comme démissionnant.
Chaque membre effectif est représenté, s’il s’agit d’une personne morale, par une personne physique salariée du ou statutairement liée au membre en question, et qui possède un mandat valable pour représenter le membre effectif auprès de la BEMAS.
Chaque personne morale ne peut être représentée que par 1 (une seule) personne physique majeure.
Une personne physique ne peut représenter que 1 (une seule) personne morale comme membre effectif. Un membre effectif peut toutefois être mandaté par 1 (un seul) autre membre effectif.
Le candidat membre effectif doit répondre aux conditions d’adhésion suivantes :
1. Avoir remis une demande d’adhésion écrite en tant que membre effectif au conseil d’administration. Ceci peut être effectué par le formulaire d’inscription ou du formulaire prévu à cet effet, disponibles auprès du secrétariat ;
2. S’il s’agit d’une personne morale, il va de soi que le représentant possède un mandat valable pour représenter le membre effectif auprès de la BEMAS;
3. Souscrire à l’objet de la BEMAS ;
4. Avoir effectué le paiement de la cotisation pour l’année en cours.
Outre les membres effectifs présentant leur démission par écrit au conseil d’administration, seront également considérés comme démissionnaires les membres effectifs présentant plus de trois mois d’arriérés dans le cadre du paiement de leur cotisation.
Article 5. Pourra adhérer à l’association en tant que membre adhérent toute personne morale qui se sera inscrite par le formulaire d’inscription accepté par le président du conseil d’administration ou, le cas échéant, le manager nommé en vertu de l’Article 20 des statuts. Le conseil d’administration se réserve le droit de proposer l’exclusion d’un membre adhérent à l’assemblée générale. L’exclusion doit être approuvée par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers. L’assemblée générale décide de manière confidentielle et autonome de chaque demande d’exclusion. Elle n’est pas tenue de motiver son approbation ou son refus.
Article 6. Chaque membre adhérent est représenté par au moins une personne physique salariée du ou statutairement liée au membre en question, et dotée d’un mandat valable pour représenter le membre adhérent auprès de la BEMAS.
Chaque personne morale peut être représentée en tant que membre adhérent par plusieurs (une seule) personne(s) physique(s) majeure(s), moyennant le paiement d’une cotisation supplémentaire par personne physique.
Le candidat membre adhérent doit répondre aux conditions d’adhésion suivantes :
1. Avoir remis une demande d’adhésion écrite en tant que membre adhérent au secrétariat.
2. Souscrire à l’objet de la BEMAS ;
3. Avoir effectué le paiement de la cotisation pour l’année en cours ;
Outre les membres adhérents présentant leur démission par écrit au secrétariat, seront également considérés comme démissionnaires les membres adhérents présentant plus de trois mois de retard dans le paiement de leur cotisation.
Les membres adhérent ne possèdent pas les droits des membres effectifs. Ils n’acquièrent pas le statut de membre effectif et possèdent uniquement un droit de présence à l’assemblée générale ainsi qu’un droit de regard sur les procès-verbaux. Les membres adhérents ne disposent pas d’un droit de vote à l’assemblée générale. Abstraction faite des exceptions susmentionnées, les membres adhérents ont le droit de participer à toutes les activités de contenu et il n’existe pas de distinction entre membres adhérents et membres effectifs.
Article 7. Le conseil d’administration peut également nommer d’autres personnes comme membres admis ou membres d’honneur de l’association en vertu de conditions à définir par ses soins.
Le membre d’honneur est celui qui, d’une manière particulière, a contribué méritoirement à la réalisation des objectifs de l’association. Le membre d’honneur est nommé par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. Le membre d’honneur doit toutefois accepter préalablement cette nomination avant qu’elle ne devienne effective. Le membre d’honneur ainsi nommé est dispensé du paiement de la cotisation.
Le membre autorisé est la personne physique qui a introduit une demande à cet effet auprès du conseil d’administration. Les membres admis sont les personnes qui montrent de l’intérêt pour les activités de l’association. En obtenant le statut de membre autorisé, la personne physique acquiert le droit d’être tenue informée de et de participer aux activités de contenu de l’association. Le membre autorisé n’a aucune obligation à l’égard de l’association.
Les membres d’honneur et admis ne disposent pas des droits des membres effectifs tels qu’exposés à l’Article 10 des statuts. Ils acquièrent le statut de membre adhérent et possèdent uniquement un droit de présence à l’assemblée générale ainsi qu’un droit de regard sur les procès-verbaux.
TITRE III.- PROCÉDURE D’ADHÉSION DES NOUVEAUX MEMBRES EFFECTIFS
Article 8. Le candidat membre adresse sa candidature écrite au conseil d’administration, en communiquant le nom du représentant investi du mandat pour représenter le candidat membre adhérent auprès de la BEMAS. Ceci peut s’effectuer par le formulaire d’inscription ou du formulaire prévu à cet effet, disponibles auprès du secrétariat.
Le conseil d’administration prend connaissance de la candidature et, dans un premier temps, s’assure que le candidat répond aux conditions d’adhésion légales et statutaires. Le conseil d’administration délibère sur la candidature lors de la première réunion suivante et décide à la majorité simple de présenter ou non officiellement la candidature à la prochaine assemblée générale. Le secrétaire du conseil d’administration communique l’approbation ou le refus officiel de la candidature par écrit au candidat.
Le secrétaire du conseil d’administration communique les candidatures officielles lors de l’assemblée suivante de l’organe compétent (assemblée générale), au cours de laquelle le conseil d’administration présente officiellement la candidature. L’assemblée générale prend connaissance de la candidature et s’assure en première instance que le candidat répond aux conditions d’adhésion légales et statutaires. L’assemblée générale peut exiger que le candidat se présente. Dans ce cas, le candidat sera invité à assister à l’assemblée suivante de l’organe compétent.
Le vote relatif à la candidature aura lieu à la majorité des deux tiers des voix des personnes présentes disposant du droit de vote. Le vote est secret.
Les motifs d’acceptation ou de refus d’un membre ne doivent pas être communiqués au candidat. Les procès-verbaux doivent uniquement indiquer l’acceptation ou le refus du candidat concerné ainsi que le résultat du vote.
Le secrétaire de l’assemblée générale communique les résultats du vote par écrit au candidat.
Conformément à l’article 6bis des statuts , l’affiliation est valable sur une année calendrier et est automatiquement prolongée à l’année d’après. Les membres qui ne désirent plus être affiliés doivent résilier leur affiliation au plus tard le 31 décembre , par courrier, fax ou e-mail à la Bemas. Le membre qui ne l’aura pas annoncé, sera redevable de l’affiliation.
TITRE IV.- PROCÉDURE D’ADHÉSION DES NOUVEAUX MEMBRES ADHÉRENTS
Article 9. Le candidat membre adresse sa candidature écrite au secrétariat, en indiquant au moins un représentant mandaté pour représenter le candidat membre adhérent auprès de la BEMAS. Ceci peut s’effectuer par du formulaire d’inscription prévu à cet effet, disponible auprès du secrétariat.
Le président du conseil d’administration ou le manager prend connaissance de la candidature et, dans un premier temps, s’assure que le candidat répond aux conditions d’adhésion légales et statutaires. En cas de refus du candidat, les motifs doivent être communiqués au candidat. Celui-ci peut, s’il le désire, réintroduire une demande d’adhésion.
Conformément à l’article 6bis des statuts , l’affiliation est valable sur une année calendrier et est automatiquement prolongée à l’année d’après. Les membres qui ne désirent plus être affiliés doivent résilier leur affiliation au plus tard le 31 décembre , par courrier, fax ou e-mail à la Bemas. Le membre qui ne l’aura pas annoncé, sera redevable de l’affiliation.
TITRE V. EXCLUSION DE MEMBRES EFFECTIFS OU ADHÉRENTS
Article 10. Le conseil d’administration se réserve le droit de proposer l’exclusion d’un membre adhérent ou effectif à l’assemblée générale. L’exclusion doit être acceptée par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers. L’assemblée générale décide secrètement et de manière autonome de toute demande d’exclusion. Elle n’est pas tenue de motiver son approbation ou son refus.
Le conseil d’administration délibère lors de la première assemblée suivante sur la candidature et/ou l’adhésion des nouveaux membres adhérents et a le droit de décider à la majorité simple de proposer l’exclusion du nouveau membre adhérent à l’assemblée générale. Le secrétaire du conseil d’administration communique le cas échéant la proposition d’exclusion au candidat membre adhérent ou au nouveau membre adhérent.
Le secrétaire du conseil d’administration communique les propositions d’exclusion lors de la première assemblée suivante de l’organe compétent (assemblée générale). L’assemblée générale délibère ensuite sur l’exclusion.
Le vote sur l’exclusion s’effectue à la majorité des deux tiers des voix des personnes présentes disposant du droit de vote. Le vote n’est pas secret.
Les motifs d’exclusion ou non d’un candidat membre adhérent ou d’un nouveau membre adhérent ne doivent pas être communiqués à l’intéressé. Les procès-verbaux doivent uniquement communiquer la décision de l’organe compétent d’exclure ou non le candidat membre adhérent ou le nouveau membre adhérent ainsi que le résultat du vote.
Le secrétaire de l’assemblée générale communique le résultat du vote par écrit au candidat membre adhérent ou au nouveau membre adhérent.
TITRE VI. DROITS DES MEMBRES EFFECTIFS
Article 11. Les membres effectifs disposent de sept droits absolus :
1. droit de vote à l’assemblée générale ;
2. droit de convoquer l’assemblée générale ;
3. droit d’inscrire une proposition à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
4. droit de prendre connaissance des documents écrits de l’association ;
5. droit de libre retrait de l’association ;
6. droit à une procédure spéciale en cas de démission forcée (exclusion) de l’association ;
7. droit d’exiger la dissolution, l’annulation d’un acte de l’asbl ou d’une décision des liquidateurs, sans autre intérêt que de devoir faire apparaître la qualité de membre.
TITRE VII. – COTISATION DES MEMBRES
Article 12. Le montant de la cotisation des membres effectifs et adhérents est fixé annuellement par le conseil d’administration lors de la dernière assemblée de l’année qui précède l’année au cours de laquelle la cotisation devra être versée.
La cotisation ordinaire des membres donne accès aux divers services de l’association et accorde un abonnement au magazine « Maintenance Magazine ». Le paiement de la cotisation donne également le droit de participer gratuitement à l’« Élection du Maintenance Manager de l’année » ainsi que de bénéficier de réductions aux activités de la BEMAS.
Article 13. La cotisation des membres adhérents et effectifs est fixée par le conseil d’administration. Cette cotisation vaut pour la qualité de membre pour une année. Les membres d’honneur sont dispensés du paiement de la cotisation.
TITRE VIII. - DÉONTOLOGIE DES MEMBRES
Article 14. Le membre effectif s’engage à collaborer activement à la réalisation de l’objet social de l’association tel que décrit dans les articles des statuts.
Les membres travaillent sur une base volontaire et désintéressée.
Les membres se laisseront guider par ces principes dans le cadre de leurs agissements et s’engagent à ne pas poser d’actes contraires à l’objet social de l’association et à ne pas porter préjudice à l’association de quelque manière que ce soit.
TITRE IX. – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 15. L’assemblée générale se compose de tous les membres effectifs de l’asbl. Peuvent assister à l’assemblée sans droit de vote :
- les membres adhérents, membres d’honneur et membres admis ;
- les travailleurs rémunérés et bénévoles ;
- les membres des comités d’administration ;
- les donateurs ou leurs représentants.
Article 16. L’assemblée générale est investie des missions suivantes :
- la modification des statuts ;
- la nomination et la destitution des administrateurs ;
- la dissolution volontaire de l’association ;
- l’admission et l’exclusion des membres ;
- l’approbation des budgets et des comptes ;
- la nomination et la destitution d’un commissaire réviseur ;
- l’examen du rapport d’activité annuel ;
- la participation aux entretiens relatifs à l’orientation et au fonctionnement de l’association.
Article 17. La convocation doit être écrite et présenter la forme décrite à l’Article
12 des statuts. La convocation est effectuée par le conseil d’administration et sous forme de lettre personnalisée envoyée par courrier, fax ou e-mail.
Tous les membres doivent être convoqués et ce, au moins huit jours avant l’assemblée, la date de la poste faisant foi.
Article 18. La convocation doit au moins contenir :
1. La mention qu’il s’agit d’une assemblée générale de l’asbl.
2. La dénomination de l’association.
3. La mention du lieu, de la date et de l’heure. En l’absence de ces données, les membres seront dans l’impossibilité de donner suite à la convocation à l’assemblée générale.
4. L’ordre du jour.
5. En annexe : le procès-verbal de l’assemblée générale précédente.
Article 19. L’assemblée générale est présidée par le président du conseil d’administration. En l’absence du président, l’assemblée sera présidée par le vice-président du conseil d’administration. En cas d’absence également du vice-président, l’assemblée sera présidée par le membre effectif le plus âgé et présent du conseil d’administration.
Le secrétaire du conseil d’administration ou un rapporteur désigné par les membres du conseil d’administration au début de l’assemblée rédigera le procès-verbal de l’assemblée.
Le procès-verbal de l’assemblée générale représente le compte rendu écrit des délibérations et des votes lors de cette assemblée. Il doit être signé par au moins deux membres du conseil d’administration et est conservé auprès du secrétariat du conseil de direction. Il présente quatre volets :
(1) données relatives à l’assemblée
1. date de l’assemblée
2. heure de début et de fin de l’assemblée
3. lieu
4. membres effectifs présents
5. membres effectifs absents et membres effectifs éventuellement excusés
(2) sujets à débattre
1. approbation du procès-verbal de l’assemblée générale précédente
2. autres points à l’ordre du jour
3. éventuels points ouverts à l’ordre du jour (divers)
(3) délibération
commentaire chronologique des points à l’ordre du jour avec mention succincte des éventuels « pour » et « contre » et du résultat éventuel du vote. Le nombre de voix pour et contre doit également être mentionné.
(4) la fixation éventuelle de la date, du lieu et de l’heure de la prochaine assemblée générale.
TITRE X. – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 20. Conformément à l’Article 16 des statuts, les membres du conseil d’administration sont élus par l’assemblée générale pour une durée de 3 ans.
En l’absence d’une reconduction du conseil d’administration en temps opportun, les administrateurs en fonction seront tenus de poursuivre l’exercice de leur mandat jusqu’à leur remplacement. Cette mesure transitoire ne constitue cependant pas une reconduction tacite du mandat d’administrateur pour une nouvelle période de 3 ans. En cas de vacance d’un mandat d’administrateur durant le mandat en cours (démission, décès), l’administrateur nommé par le conseil d’administration achèvera le mandat de son prédécesseur.
Lorsqu’un membre du conseil d’administration s’absente des assemblées du conseil à trois reprises consécutives et sans raison valable, il sera automatiquement reconnu comme démissionnaire.
Tout membre effectif démissionnaire ne sera pas autorisé à se présenter comme candidat à une réélection au conseil d’administration durant deux années consécutives, à moins qu’il ait été démissionnaire pour des raisons médicales, professionnelles ou familiales.
Article 21. La nomination du président, vice-président, secrétaire et trésorier doit se découler comme suit :
1. Le président du conseil d’administration insère dans la convocation au conseil d’administration un point à l’ordre du jour se présentant comme suit : « délibération sur l’élection du président, vice-président, secrétaire et/ou trésorier au sein du conseil d’administration - conditions éventuelles de nomination – vacances éventuelles »
2. Lors du conseil d’administration suivant, il sera décidé de pourvoir ou non aux fonctions non imposées par les statuts. Les conditions &eacut | 
