Reglement van interne orde
BEMAS v.z.w.
Vereniging zonder winstoogmerk, opgericht op 20 maart 1989
met zetel te Reyerslaan 80, 1030 Brussel
Ondernemingsnummer 0438.509.878
Vernieuwde Statuten goedgekeurd door de algemene vergadering van 20 december 2005
Oorspronkelijke statuten gepubliceerd in de bijlagen tot het B.S. op 28 december 1989 onder het nr. 18303/89
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
goedgekeurd door de algemene vergadering van 20 december 2005
VOORAFGAANDELIJKE TITEL
Dit huishoudelijk reglement preciseert de sfeer en de werking van de V.Z.W. BEMAS, waarvan de nieuwe statuten door de algemene vergadering van 20 december 2005 werden goedgekeurd.
Het vult sommige artikelen van de statuten aan en omschrijft ze, in overeenstemming met artikel 24. Indien bepalingen van huidig reglement strijdig zouden zijn met de letter of de geest van de statuten van de vereniging dan worden ze voor niet geschreven beschouwd. De strijdigheid en nietigheid van sommige bepalingen van dit reglement tast de geldigheid van de andere bepalingen niet aan.
Huidig huishoudelijk reglement is onmiddellijk toepasselijk en kan slechts na goedkeuring van de algemene vergadering bij tweederden meerderheid van de aanwezigen worden gewijzigd.
TITEL I. - ZETEL, GEBRUIK LOKALEN, SLEUTELS
Artikel 1. De maatschappelijke zetel is statutair gevestigd te Reyerslaan 80, 1030 Brussel. De huurovereenkomst wordt gesloten in naam en voor rekening van de vereniging en ze wordt ondertekend door de afgevaardigd-bestuurder of de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Artikel 2. Van de lokalen op de maatschappelijke zetel worden enkel duplicaten van de sleutels ter beschikking gesteld aan de voorzitter van de Raad van Bestuur en de verenigingsmanager of gedelegeerd bestuurder.
Deze personen zijn aansprakelijk voor het gebeurlijk verlies of de diefstal van het sleutelduplicaat. Bij verlies of diefstal dienen zij de secretaris van de vereniging onmiddellijk op de hoogte te brengen.
Artikel 3. In de lokalen is het binnenbrengen van gelijk welk voorwerp hetwelk door de Belgische wetgeving bestraft wordt, uitdrukkelijk verboden. Inbreuk op deze regel kan leiden tot het ontslag van het lid.
Als een gebruiker schade veroorzaakt, dient de dader ze onmiddellijk zelf of door toedoen van derden te herstellen. Als dit onmogelijk is, zullen de kosten van de vervanging aan de betrokkene worden aangerekend.
TITEL II - SOORTEN LEDEN
Artikel 4. Tot de vereniging kan als effectief lid toetreden elke rechtspersoonlijkheid of natuurlijke persoon die door de Raad van Bestuur met een tweederden meerderheid aanvaard wordt. De Raad van Bestuur beslist geheim en autonoom over elk verzoek tot opneming. Zij dient haar toelating of weigering niet te motiveren. Wordt als ontslagnemend beschouwd, het lid dat de verschuldigde bijdrage niet betaalt binnen de 30 dagen na toesturing van een schriftelijke herinnering per brief, fax of e-mail.
Elk effectief lid wordt, indien het een rechtspersoonlijkheid betreft, vertegenwoordigd door één natuurlijke persoon die in loondienst is bij, of statutair verbonden is aan het betreffende lid, en die een rechtsgeldig mandaat bezit om voor het effectief lid bij BEMAS op te treden.
Elke rechtspersoonlijkheid kan als effectief lid slechts door 1 (één) natuurlijke, meerderjarige persoon worden vertegenwoordigd.
Een natuurlijke persoon kan slechts 1 (één) rechtspersoonlijkheid als effectief lid vertegenwoordigen. Een effectief lid kan echter wel gevolmachigd worden door 1 (één) ander effectief lid.
Het kandidaat effectief lid dient te voldoen aan de volgende toetredingsvoorwaarden:
1. Schriftelijk het lidmaatschap als effectief lid aangevraagd hebben aan de Raad van Bestuur. Dit kan gebeuren via het inschrijvingsformulier voor het lidmaatschap of via een brief, fax of e-mail gericht aan de Raad van Bestuur;
2. Indien het een rechtspersoonlijkheid betreft, dient de vertegenwoordiger over een rechtsgeldig mandaat te beschikken om voor het effectief lid bij BEMAS op te treden;
3. Het doel van Bemas onderschrijven;
4. De betaling van de bijdrage voor het lopende werkjaar uitgevoerd hebben.
Buiten de effectieve leden die hun ontslag schriftelijk bij de Raad van Bestuur indienen, worden ook als ontslagnemend beschouwd de effectieve leden die meer dan drie maanden achterstand hebben bij de betaling van hun bijdrage.
Artikel 5. Tot de vereniging kan als toegetreden lid toetreden elke rechtspersoonlijkheid of natuurlijke persoon die zich via een inschrijvingsformulier heeft ingeschreven en die door de voorzitter van de Raad van Bestuur of desgevallend door de verenigingsmanager of gedelegeerd bestuurder aangesteld onder artikel 20 van de statuten, is aanvaard. De Raad van Bestuur behoud zich het recht de uitsluiting van een toegetreden lid voor te stellen bij de algemene vergadering. De uitsluiting moet door de algemene vergadering met een tweederden meerderheid aanvaard worden. De algemene vergadering beslist geheim en autonoom over elk verzoek tot uitsluiting. Zij dient haar toelating of weigering niet te motiveren.
Artikel 6. Elk toegetreden lid in de hoedanigheid van een rechtspersoon wordt vertegenwoordigd door minstens één natuurlijke persoon die in loondienst is bij, of statutair verbonden is aan het betreffende lid, en die een rechtsgeldig mandaat bezit om voor het toegetreden lid bij BEMAS op te treden.
Elke rechtspersoonlijkheid kan als toegetreden lid door meerdere (één) natuurlijke, meerderjarige personen worden vertegenwoordigd, mits betaling van een bijkomende bijdrage per natuurlijke persoon.
Het kandidaat toegetreden lid dient te voldoen aan de volgende toetredingsvoorwaarden:
1. Schriftelijk het lidmaatschap als toegetreden lid aangevraagd hebben bij het secretariaat;
2. Het doel van Bemas onderschrijven;
3. De betaling van de bijdrage voor het lopende werkjaar uitgevoerd hebben.
Buiten de toegetreden leden die hun ontslag schriftelijk bij het secretariaat indienen, worden ook als ontslagnemend beschouwd de toegetreden leden die meer dan drie maanden achterstand hebben bij de betaling van hun bijdrage.
De toegetreden leden bezitten niet de rechten van de effectieve leden. Ze verwerven niet het statuut van een effectief lid en bezitten enkel een aanwezigheidsrecht op de algemene vergadering en een inzagerecht in de notulen. De toegetreden leden hebben geen stemrecht in de algemene vergadering. Buiten voorvermelde uitzonderingen, hebben de toegetreden leden het recht deel te nemen aan alle inhoudelijke activiteiten van de vereniging en geldt er geen onderscheid tussen toegetreden en effectieve leden.
Artikel 7. De Raad van Bestuur kan op door haar te bepalen voorwaarden ook andere personen als ereleden tot de vereniging toelaten.
Erelid is hij die zich op bijzondere wijze verdienstelijk heeft gemaakt voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging. Het erelid wordt door de algemene vergadering op voordracht van de Raad van Bestuur benoemd. Het erelid dient deze benoeming evenwel eerst te aanvaarden alvorens de benoeming uitwerking heeft. Het benoemde erelid is vrijgesteld van het betalen van lidgeld.
De ereleden bezitten niet de rechten van de effectieve leden zoals voorzien in artikel 10 van de statuten. Ze verwerven het statuut van toegetreden lid en bezitten enkel een aanwezigheidsrecht op de algemene vergadering en een inzagerecht in de notulen.
TITEL III.- TOETREDINGSPROCEDURE VOOR NIEUWE EFFECTIEVE LEDEN
Artikel 8. Het kandidaat lid stuurt zijn schriftelijke kandidatuur naar de Raad van Bestuur, met vermelding van de vertegenwoordiger met het mandaat om voor het kandidaat toegetreden lid bij BEMAS op te treden. Dit kan gebeuren via het inschrijvingsformulier of via brief, fax of e-mail gericht aan de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur neemt kennis van de kandidatuur en gaat in eerste instantie na of de kandidaat voldoet aan de wettelijke en statutaire toetredingsvoorwaarden. De Raad van Bestuur beraadslaagt op de eerstkomende vergadering over de kandidatuur en beslist bij tweederden meerderheid of de kanditatuur al dan niet wordt aanvaard. De stemming is geheim. De secretaris van raad van bestuur deelt de al dan niet officiële aanvaarding van de kandidatuur schriftelijk mee aan de kandidaat. De motieven waarom een lid al dan niet aanvaard is geworden moeten niet meegedeeld worden aan de kandidaat. In de notulen moet enkel vermeld worden dat de betrokken kandidaat al dan niet aanvaard is door het orgaan en met welke meerderheid van de stemmen.
Conform Artikel 6bis van de statuten geldt het lidmaatschap per kalenderjaar en wordt dit automatisch verlengd. De leden die hun lidmaatschap voor het komende kalenderjaar niet verder wensen te zetten dienen dit ten laatste op 31 december van het voorafgaande kalenderjaar per brief, fax of e-mail gericht aan Bemas mede te delen. Niet-mededeling hiervan houdt in dat het desbetreffende lid tot betaling van het lidgeld zal gehouden zijn.
Artikel 9. Het kandidaat lid stuurt zijn schriftelijke kandidatuur naar het secretariaat, met vermelding van minstens één vertegenwoordiger met het mandaat om voor het kandidaat toegetreden lid bij BEMAS op te treden. Dit kan gebeuren via het daartoe voorziene inschrijvingsformulier, verkrijgbaar bij het secretariaat.
De voorzitter van de Raad van Bestuur of de verenigingsmanager of gedelegeerd bestuurder neemt kennis van de kandidatuur en gaat in eerste instantie na of de kandidaat voldoet aan de wettelijke en statutaire toetredingsvoorwaarden. Indien de kandidaat niet wordt aanvaard, dan moeten de motieven meegedeeld worden aan de kandidaat. Deze kan, indien hij dit wenst, opnieuw de toetredingsprocedure starten.
Conform Artikel 6bis van de statuten geldt het lidmaatschap per kalenderjaar en wordt dit automatisch verlengd. De leden die hun lidmaatschap voor het komende kalenderjaar niet verder wensen te zetten dienen dit ten laatste op 31 december van het voorafgaande kalenderjaar per brief, fax of e-mail gericht aan Bemas mede te delen. Niet-mededeling hiervan houdt in dat het desbetreffende lid tot betaling van het lidgeld zal gehouden zijn.
Artikel 10. De Raad van Bestuur behoud zich het recht de uitsluiting van een toegetreden of effectief lid voor te stellen bij de algemene vergadering. De uitsluiting moet door de algemene vergadering met een tweederden meerderheid aanvaard worden. De algemene vergadering beslist geheim en autonoom over elk verzoek tot uitsluiting. De stemming over de uitsluiting gebeurt, bij gewone tweederden meerderheid van stemmen van de aanwezige stemgerechtigden.
De motieven waarom een kandidaat toegetreden lid of een nieuwe toegetreden lid al dan niet uitgesloten is geworden moeten niet meegedeeld worden aan de betrokkene. In de notulen moet enkel vermeld worden dat het toegetreden of effectieve lid al dan niet uitgesloten is door het orgaan en met welke meerderheid van de stemmen. De secretaris van de algemene vergadering deelt de uitslag van de stemming schriftelijk mee aan het effectieve of toegetreden lid in kwestie.
TITEL VI. RECHTEN VAN DE EFFECTIEVE LEDEN
Artikel 11. De effectieve leden beschikken over zeven dwingende rechten:
1. stemrecht op de algemene vergadering;
2. het recht om de algemene vergadering samen te roepen;
3. het recht om een voorstel op de agenda van de algemene vergadering te plaatsen;
4. het recht om kennis te nemen van de geschreven stukken van de vereniging;
5. het recht op vrij ontslag uit de vereniging;
6. het recht op een bijzondere procedure in geval van gedwongen ontslag (uitsluiting) uit de vereniging;
7. het recht om de ontbinding, nietigheid van een handeling van de V.Z.W. of van een beslissing van de vereffenaars te vorderen, zonder van enig ander belang dan het lidmaatschap te moeten doen blijken.
TITEL VII. - BIJDRAGE VAN LEDEN
Artikel 12. Het bedrag van de bijdrage van de effectieve en de toegetreden leden wordt jaarlijks vastgesteld door de Raad van Bestuur tijdens de laatste vergadering van het jaar dat aan het jaar voorafgaat waarin de bijdrage dient gestort te worden.
De gewone ledenbijdrage verleent toegang tot de verschillende diensten van de vereniging en verschaft een abonnement op het tijdschrift “Maintenance Magazine”. Betaling van de bijdrage verleent ook het recht op gratis toegang tot de “Verkiezing van de Maintenance Manager van het jaar” en op kortingen voor de Bemas activiteiten. De Raad van Bestuur heeft het recht afwijkende ledenbijdrages in individuele gevallen of voor bepaalde doelgroepen toe te kennen.
Artikel 13. De bijdrage van de effectieve en de toegetreden leden leden wordt bepaald door de Raad van Bestuur. Deze bijdrage geldt voor het lidmaatschap voor een jaar. Benoemde ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van lidgeld.
TITEL VIII. - DEONTOLOGIE VAN DE LEDEN
Artikel 14. Het effectief lid verbindt zich ertoe actief mede te werken aan de verwezenlijking van het maatschappelijk doel van de vereniging zoals omschreven in de artikels van de statuten.
De leden werken op vrijwillige en belangeloze basis.
De leden zullen zich in hun gedragingen door deze principes laten leiden en ze verbinden er zich toe geen daden te stellen die strijdig zijn met het maatschappelijk doel van de vereniging of de vereniging op enigerlei wijze schade toe te brengen.
TITEL IX. - DE ALGEMENE VERGADERING
Artikel 15. De algemene vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden van de V.Z.W. Mogen de vergadering bijwonen zonder stemrecht:
- toegetreden leden, ereleden en toegelaten leden;
- de bezoldigde en vrijwillige werknemers;
- de leden van beheerscomités en werkgroepen;
- de schenkers of hun vertegenwoordigers.
Artikel 16. De algemene vergadering heeft de volgende opdrachten:
- het wijzigen van de statuten;
- het benoemen en afzetten van de bestuurders;
- de vrijwillige ontbinding van de vereniging;
- het aanvaarden en uitsluiten van de leden;
- het goedkeuren van begrotingen en rekeningen.
- het benoemen en afzetten van een commissaris-revisor;
- de kennisneming van het jaarlijkse activiteitsverslag;
- de deelname aan de besprekingen over de oriëntering en de werking van de vereniging.
Artikel 17. De vorm van de oproeping gebeurt schriftelijk zoals omschreven in artikel
12 van de statuten. De oproeping gebeurt door de Raad van Bestuur en bij
gepersonaliseerde oproepingsbrief met de post, per fax of per E-mail verzonden
Alle leden moeten worden opgeroepen en dit minstens acht dagen voor de vergadering. De postdatum geldt als bewijs.
Artikel 18. De oproepingsbrief moet minstens bevatten:
1. De aanduiding dat het gaat om een algemene vergadering van de V.Z.W.
2. De benaming van de vereniging.
3. De aanduiding van plaats, datum en uur. Bij ontstentenis van deze gegevens zijn de leden in de onmogelijkheid om aan de oproeping voor de algemene vergadering gehoor te geven.
4. De agenda.
5. In bijlage: het verslag van de vorige algemene vergadering.
Artikel 19. De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de vergadering voorgezeten door de vice-voorzitter van de Raad van Bestuur. Indien de vice-voorzitter ook afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door het oudste aanwezige effectief lid van de raad van bestuur.
De secretaris van de Raad van Bestuur of een door de leden van de Raad van Bestuur bij de aanvang van de vergadering aangeduide notulist stelt het verslag van de algemene vergadering op.
Het verslag van de algemene vergadering is de geschreven neerslag van de beraadslagingen en stemmingen op die vergadering. Het dient ondertekend te zijn door minstens twee leden van de Raad van Bestuur en wordt bewaard op het secretariaat van de directieraad. Het bevat vier onderdelen:
(1) gegevens van de vergadering
1. de datum van de vergadering
2. het aanvangs- en einduur van de vergadering
3. de locatie
4. de aanwezige effectieve leden
5. de afwezige effectieve leden en de eventueel verontschuldigde effectieve leden
(2) de te bespreken onderwerpen
1. de goedkeuring van het verslag van vorige algemene vergadering
2. de andere agendapunten
3. de eventuele open agendapunten (varia)
(3) de beraadslaging
Chronologische bespreking van de agendapunten met bondige vermelding van eventuele pro's en contra's en van de eventuele uitslag van de stemming. Ook de stemverhouding moet vermeld worden.
(4) de eventuele vaststelling van datum, plaats en uur van de volgende algemene vergadering
TITEL X. - DE RAAD VAN BESTUUR
Artikel 20. De leden van de Raad van Bestuur worden overeenkomstig artikel 16 van de statuten benoemd door de algemene vergadering voor een termijn van 3 jaar.
Bij gebreke van tijdige vernieuwing van de Raad van Bestuur, zijn de bestuurders in functie verplicht om hun mandaat verder uit te oefenen tot in hun vervanging is voorzien. Deze overgangsmaatregel is evenwel geen stilzwijgende hernieuwing van het beheersmandaat voor een nieuwe termijn van 3 jaar. Valt een mandaat open tijdens het lopende mandaat (ontslag, overlijden), dan zal de bestuurder, die door de Raad van Bestuur benoemd wordt ter vervanging, het mandaat van zijn voorganger voleindigen.
Als een lid van de Raad van Bestuur driemaal na elkaar en zonder afdoende reden afwezig is op de raadsvergaderingen, wordt hij automatisch verondersteld ontslagnemend te zijn.
leder ontslagnemend effectief lid kan zich gedurende de twee volgende werkjaren niet voor herverkiezing in de Raad van Bestuur kandidaat stellen, tenzij hij ontslagnemend was wegens gezondheids-, beroeps- of gezinsredenen.
Artikel 21. De aanduiding van de functies van voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester dient als volgt te geschieden:
1. Er wordt door de voorzitter van de Raad van Bestuur een agendapunt in de oproepingsbrief voor de Raad van Bestuur opgenomen dat luidt als volgt: "beraadslaging over het verkiezen van de voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en/of penningmeester in de schoot van de Raad van Bestuur - eventuele benoemingsvoorwaarden - eventuele openstelling van de vacatures-“
2. Op de daaropvolgende Raad van Bestuur wordt beslist om de niet-statutair verplichte functies al dan niet in te vullen. Ook de eventuele benoemingsvoorwaarden en taakomschrijving wordt opgegeven. De Raad van Bestuur doet vervolgens een oproep tot schriftelijke kandidaatstelling voor het begeven van die functies. Er wordt een uiterste datum opgegeven waarop de kandidaturen op de zetel van de vereniging moeten toekomen.
3. Als alle kandidaturen binnengekomen zijn wordt in de oproepingsbrief voor de daaropvolgende Raad van Bestuur als agendapunt opgenomen: "onderzoek van de kandidaturen -aanduiding van de functies".
4. Er wordt op de Raad van Bestuur gestemd met een gewone meerderheid van de aanwezige stemmen, tenzij de Raad van Bestuur op de voorgaande Raad van Bestuur een grotere meerderheid vooropgesteld had.
Artikel 22. De taakverdeling onder de functies binnen de Raad van Bestuur is als volgt:
Voor de statutair verplichte functies:
- de voorzitter roept de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij elkaar, stelt de agenda op en leidt de besprekingen;
- de vice-voorzitter vervangt de voorzitter wanneer deze verhinderd is;
- de secretaris bewaart de notulen van de vergadering in de archieven en verstrekt afschriften aan de leden op hun verzoek;
- de penningmeester voert de boekhouding en stelt de jaarlijke rekeningen op;
Artikel 23. De Raad van Bestuur heeft als taakomschrijving:
- het waken over de naleving van de doelstellingen en het totale beleid van de vereniging;
- de goedkeuring van de projecten en de stemming over de toegekende middelen;
- de ondertekening van alle contracten van gelijk welke aard ongeacht of ze de vereniging geheel of gedeeltelijk binden;
- <span lang="AF" style="FONT-SIZE: 10pt; mso | 
